Imagen 1 de 9
Cuando se trata de destrozar documentos cotidianos, rara vez es necesario aventurarse más allá de la pestaña Inicio de Word. Pero escondido dentro de la interfaz, hay una gran cantidad de herramientas adicionales esperando ser descubiertas. Estas funciones no son realmente "secretas", pero muchos usuarios nunca las encuentran, y podrían ahorrarle un tiempo y un esfuerzo considerables.
A continuación, describimos nuestras 20 funciones principales que se pasan por alto fácilmente en Word. Muchos de ellos han estado en Word durante una década o más y se pueden encontrar en los menús de Word XP y Word 2003, pero nos centraremos en la interfaz de cinta de Word 2007 y versiones posteriores, que, después de todo, se inventó para ayudar los usuarios encuentran las características más esotéricas del software.
1. Seleccione un formato similar
En un mundo ideal, cada elemento de su documento tendría un estilo asignado. Pero si ha confiado en el formato local, aún es fácil realizar cambios globales. La sección Edición, en el extremo derecho de la pestaña Inicio, incluye la práctica opción de "Seleccionar todo el texto con formato similar". Esto le permite resaltar fácilmente todos sus encabezados ad hoc, subtítulos, etc. a la vez y modificar su apariencia de una sola vez, o aplicar un estilo para una administración más fácil en el futuro.
2. Panel del portapapeles
El panel del portapapeles ofrece una forma conveniente de mantener más de un elemento en su portapapeles a la vez. Haga clic en el pequeño icono emergente dentro de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio para abrirlo. Se recuerdan hasta 24 operaciones recientes de cortar y copiar, y puede hacer clic en cualquiera de ellas para pegarlas en el punto de inserción. El menú desplegable Opciones en la parte inferior le permite controlar cuándo aparece el panel Portapapeles; una opción es hacer que aparezca cuando presiona Ctrl + C dos veces.
3. Traducir
Revisión de Word | La función de traducción envía el texto de su documento a la página web de Microsoft Translator y muestra una traducción en una ventana del navegador. En Word 2010 y 2013, también puede activar Revisar | Traducir | Mini traductor, que presenta una información sobre herramientas fantasma cuando se desplaza sobre un pasaje de texto seleccionado; mueva el puntero sobre él para ver una traducción emergente en el idioma seleccionado. Hay docenas de idiomas para elegir: búsquelos seleccionando Elegir idioma de traducción en el menú desplegable Traducir.
4. Kerning
El software de autoedición profesional admite el kerning, el ajuste selectivo del espacio entre caracteres para hacer que el texto sea más agradable desde el punto de vista estético. Word no hace esto de forma predeterminada, pero se puede activar haciendo clic en el ícono emergente en la sección Fuente de la pestaña Inicio y marcando la casilla "Kerning para fuentes"; ingrese un tamaño mínimo en puntos en el cuadro de la derecha. Sin embargo, si utiliza el interletraje en fuentes pequeñas, las letras pueden parecer que se ejecutan juntas, lo que reduce la legibilidad.
Para un acceso más fácil, use el método abreviado de teclado CTRL + D o CMD + D en una Mac. Este acceso directo lo llevará directamente a la pantalla de fuentes, independientemente de la versión que esté usando. Aquellos que ejecutan Word 2007 o una versión anterior deberán marcar la opción Espaciado entre caracteres. Si está ejecutando una versión posterior, seleccione la pestaña "Avanzado" en la parte superior de la ventana emergente como se muestra arriba.
5. Insertar gráfico
Si desea incluir un gráfico de Excel en su documento, no tiene que salir de Word. Seleccionando Insertar | Chart en Word abrirá una vista de Excel en miniatura, en la que puede editar o importar sus datos. Simplemente cierre la ventana de Excel una vez que haya terminado; se presentará en forma de gráfico dentro de Word. En la parte superior de la ventana de Word, las pestañas de Herramientas de gráficos le brindan control total sobre el diseño y la apariencia de su gráfico, por lo que no es necesario iniciar Excel manualmente.
6. SmartArt
SmartArt lo ayuda a ilustrar procesos y relaciones a través de casi 200 diseños prediseñados para organizaciones piramidales, ciclos, jerarquías, matrices y más. Para usarlo en Word, simplemente haga clic en Insertar | SmartArt y seleccione una plantilla. Luego, escriba sus etiquetas en el panel flotante que aparece y arrastre las manijas para cambiar el tamaño del SmartArt. Si desea que flote sobre su documento, puede lograrlo fácilmente creando un cuadro de texto (a través de Insertar | Cuadro de texto) y colocando su SmartArt dentro de él.
7. Insertar captura de pantalla
Si está escribiendo un tutorial, o simplemente desea una manera fácil de incluir en su documento una imagen de otro programa, puede tomar un área del escritorio de Windows seleccionando Insertar | Captura de pantalla; el menú desplegable le permite importar directamente cualquier ventana abierta como una imagen. Alternativamente, puede seleccionar la opción Recorte de pantalla para arrastrar un rectángulo con el mouse y capturar un área personalizada de la pantalla.
8. Insertar piezas rápidas
Las empresas a menudo necesitan crear cartas y documentos que contengan elementos o párrafos estándar, como una dirección. La función de Autotexto de Word puede ayudar. Seleccione un pasaje de texto, luego seleccione Insertar | Piezas rápidas | Autotexto | Guardar selección en la galería de autotexto. Ahora puede volver a insertar ese texto en cualquier documento seleccionándolo desde Insertar | Piezas rápidas | Menú de Autotexto. También puede configurar Quick Parts para elementos como el nombre de su empresa y la dirección de correo electrónico, y en Building Blocks Organizer también puede configurar plantillas y objetos de acceso rápido.
Tenga en cuenta que esta opción no está disponible para los usuarios de Mac al momento de escribir este artículo.
9. Guiones
Permitir que la palabra extraña se extienda a lo largo de dos líneas puede mejorar la apariencia de su documento. Puede evitar que el margen derecho quede demasiado irregular o, en texto totalmente justificado, puede evitar que aparezcan grandes "islas" de espacios en blanco entre cada palabra. Word puede dividir palabras automáticamente con guiones según sea necesario, pero la función está desactivada de forma predeterminada: para habilitarla, vaya a la pestaña Diseño de página y seleccione Guiones | Automático.
10. Números de línea
Si se refiere a códigos, documentos legales o incluso poesía, es posible que desee numerar las líneas para facilitar la referencia. La herramienta de lista numerada de Word aplica configuraciones de sangría que pueden no ser las que desea: seleccione Diseño de página | En su lugar, los números de línea y Word aplicarán una numeración ordenada en el margen del documento. De forma predeterminada, la numeración de líneas se aplica a todo el documento, pero puede hacer que omita el texto seleccionado eligiendo Números de línea | “Suprimir para el párrafo actual”.
11. Firmas digitales
No siempre es obvio si un documento digital es un original auténtico. Para firmar un documento con una clave de cifrado personal, vaya a la pestaña Archivo (o al orbe en Word 2007), seleccione Proteger documento y elija "Agregar una firma digital"; se le pedirá que guarde el documento antes de agregar su firma. La firma quedará automáticamente invalidada si se altera el documento, por lo que su presencia es garantía de autenticidad. Si desea invitar a otra persona a firmar un documento, vaya a la pestaña Insertar y, dentro de la sección Texto, seleccione Línea de firma.
12. Marca de agua
Cuando distribuyes un borrador de un documento o compartes algo privado con un colega de trabajo, es útil poder agregar una marca de agua a la página para que puedas ver de un vistazo qué tipo de documento es. El menú desplegable Marca de agua, debajo de la pestaña Diseño de página, le permite agregar una marca de agua gris grande que diga "BORRADOR", "CONFIDENCIAL" o "URGENTE" en dos clics. Seleccione Marca de agua personalizada para colocar su propio texto o una imagen.
Los usuarios de Mac deberán usar la pestaña "Insertar" en la parte superior de la pantalla de su computadora para acceder a la opción Marca de agua.
13. Citas
Para trabajos académicos, Word también puede ayudarlo a administrar sus citas. En la pestaña Referencias, encontrará un botón para Administrar fuentes; aquí, puede ingresar los detalles de cada trabajo al que hace referencia, luego insertar referencias a ellos haciendo clic en el menú desplegable Insertar cita. Puede elegir un formato de cita entre 14 estilos reconocidos, incluidos los estándares APA y MLA, y al final, puede generar una bibliografía con un solo clic.
14. Macros
La interfaz de secuencias de comandos de Office es sofisticada, por decir lo menos, pero si desea automatizar una tarea simple y repetitiva, no es necesario que escriba una línea de código. En la pestaña Ver, haga clic en el menú desplegable Macros y seleccione Grabar macro. En el cuadro de diálogo que se abre, elija un botón o atajo de teclado (recuerde hacer clic en Asignar para confirmar su elección); luego realice la tarea que desea automatizar. Cuando haya terminado, vuelva al menú desplegable y seleccione Detener grabación. Ahora, si presiona el botón o la combinación de teclas elegidos en cualquier momento, se repetirán las operaciones que registró.
15. Vista de esquema
Si está utilizando Word para un proyecto grande, como una disertación universitaria o una novela, puede resultar útil dividir el documento en secciones y subsecciones. Ir a Ver | Esquema para acceder a una visualización jerárquica que le permite marcar encabezados y contraer el texto del cuerpo debajo de ellos; esto le brinda una descripción general clara de su documento, que puede reorganizarse sin esfuerzo moviendo las secciones. También puede recopilar varios documentos en un proyecto maestro: haga clic en Mostrar documento en la sección Documento maestro de la pestaña Esquema para importar o crear subdocumentos.
16. Color de página
Si desea que su documento se destaque, puede utilizar Diseño de página | Menú desplegable de Color de página para aplicar un lavado de fondo; seleccione Efectos de relleno y podrá agregar patrones y texturas. Los rellenos y patrones se aplican automáticamente a todas las páginas de su documento. Además, aunque puede verlos en pantalla, no están impresos, por lo que no interferirán con la legibilidad de sus copias impresas.
Algunos usuarios pueden encontrar la selección de Colores de página en la pestaña "Diseño", según la versión de Microsoft Word y el sistema que esté utilizando.
17. Insertar índice
Una tercera característica útil para trabajos más largos es la capacidad de generar automáticamente un índice. Para utilizar esta función, primero debe marcar sus referencias en el texto seleccionando la palabra o frase relevante y luego haciendo clic en Referencias | Insertar índice. Cuando haya marcado todos los encabezados, haga clic en Insertar índice para crear un índice. Este contendrá referencias a las instancias que ha marcado y enlaces de actualización automática a los números de página en los que aparecen.
18. Combinar y comparar documentos
Word puede comparar o combinar dos documentos automáticamente: encontrará la herramienta en Revisar | Comparar. Si prefiere hacer el trabajo usted mismo, haga clic en Ver | Ver lado a lado; esto colocará automáticamente sus documentos uno al lado del otro con factores de zoom idénticos, para que pueda mirar fácilmente hacia adelante y hacia atrás entre ellos. Si hace clic en el botón Desplazamiento sincrónico, incluso se desplazarán hacia arriba y hacia abajo en el paso de bloqueo cuando mueva el cursor o arrastre la barra de desplazamiento.
19. Inspector de documentos
Los oficiales de prensa y los funcionarios públicos se han metido en problemas en el pasado por distribuir documentos con información confidencial incrustada en sus metadatos, o que se puede recuperar a través de la opción Control de cambios de Word. No cometa el mismo error: en la sección Información en la pestaña Archivo (o el Orbe en Office 2007), encontrará una selección de opciones en el menú desplegable "Prepararse para compartir" que le permiten buscar información oculta (y confirmar la compatibilidad con otras ediciones de Word).
20. Personaliza la cinta
La interfaz de cinta se diseñó para ser más estable que la interfaz de Office 2003 altamente personalizable. Sin embargo, si selecciona Archivo | Opciones | Personalice la cinta, puede agregarle nuevas funciones y eliminar las que no desea ver. Puede agregar funciones que normalmente no se exponen en absoluto (hay una selección útil de "Comandos que no están en la cinta") e incluso crear sus propias pestañas. Si eso es demasiado complicado, puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido que aparece en la parte superior de la pantalla usando la pequeña flecha desplegable en su extremo derecho.
