Como la mayoría de las personas, probablemente use Excel para tareas serias, como proyectos escolares o laborales. Entonces, los archivos en los que está trabajando son muy importantes. En caso de que algo salga mal, como un corte de energía, o cierre el documento accidentalmente, no hay razón para entrar en pánico.
Office 365 tiene la opción AutoGuardar, que guarda sus archivos de Excel, Word y PowerPoint cada pocos segundos. Office 2016 y la versión anterior de la suite tienen la opción Autorrecuperación, que le permite recuperar archivos que no se guardaron correctamente.
Continúe leyendo y descubra más sobre las funciones de Autoguardado y Autorrecuperación de Excel.
Guardar automáticamente en Excel
Si está suscrito a Office 365, sus archivos de Office se guardarán automáticamente con la opción AutoGuardar. Esta opción está activada de forma predeterminada y puede verla en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. AutoSave guardará archivos directamente en su cuenta de OneDrive Microsoft Cloud o SharePoint Online.
Puede desactivar esta opción moviendo el control deslizante. En caso de que el icono de AutoGuardar esté gris, lo más probable es que sus archivos se guarden en una ubicación que no sea la nube (por ejemplo, una carpeta local en su computadora o un servidor).
Generalmente, desea que la opción AutoGuardar esté habilitada en todo momento porque nunca sabe cuándo la necesitará. No puede planificar situaciones como cortes de energía o cerrar Excel por error.
En caso de que se esté preguntando con qué frecuencia Excel AutoSave, el tiempo predeterminado es cada diez minutos. Puede cambiar esta configuración, aunque el proceso se explicará después de la sección Autorrecuperación, ya que las rutas para Office 365 y versiones anteriores son las mismas.
Problema de autoguardado
Aunque la función AutoGuardar es muy útil en todo momento, hay un problema del que se quejan algunos usuarios. El problema surge cuando intenta guardar un archivo usando Guardar como y tiene la opción AutoGuardar habilitada.
Los cambios que realice antes de usar el comando Guardar como actualizarán el archivo original, incluso si no lo desea. Si usa la función Guardar como y nombra el nuevo archivo con un nombre diferente al original, puede causar problemas y confusión.
La gente se quejó de esto y Microsoft escuchó. En los programas de Office 365, incluido Excel, Microsoft introdujo una nueva función Guardar una copia. Esta función le ayuda a evitar errores con AutoGuardar. Ahora los archivos se pueden guardar exactamente como lo deseaba, sin realizar cambios en el original.
Autorrecuperación de Excel
AutoSave no era una cosa en las entregas anteriores de Office. Excel 2016 y versiones anteriores tienen la opción Autorrecuperación, en su lugar. Esta función también sirve como protección contra circunstancias inesperadas que podrían eliminar sus archivos.
Por ejemplo, cuando Excel falla debido a una escasez de energía, la próxima vez que lo abra verá una ventana de Recuperación de documentos. A continuación, puede optar por recuperar el archivo o descartarlo. Verá la fecha y hora exactas del archivo, para que pueda determinar exactamente qué archivo es.
Si perdió varios archivos, se mostrarán todos. También puede hacer clic en cualquiera de ellos y obtener una vista previa antes de decidir si desea conservarlos o no. Un consejo: mantén el tiempo de recuperación en el tiempo predeterminado de diez minutos o hazlo aún más corto.
Cómo cambiar los temporizadores de Autoguardado y Autorrecuperación
Los problemas pueden surgir en cualquier momento. Si está en un proyecto importante, es mejor planificar la copia de seguridad de los archivos. No desea perder sus datos, por lo que los temporizadores de Excel AutoSave o AutoRecover deben establecerse al mínimo.
Así es como puede cambiar los temporizadores de Autoguardado y Autorrecuperación (la misma ruta es la misma para cualquier versión de Excel):
- Abra Excel en su computadora.
- Haga clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Seleccione Opciones en el menú desplegable.
- Haga clic en la pestaña Guardar a la izquierda.
- Puede elegir el formato de archivo y habilitar o deshabilitar las opciones de Autoguardado / Autorrecuperación aquí. Asegúrese de que la casilla de verificación junto a Autoguardado / Autorrecuperación esté marcada, así como la siguiente: "Conservar la última versión guardada automáticamente si cierro sin guardar".
- Especifique la frecuencia con la que AutoGuardar o Autorrecuperar guardará información (ingrese un número del 1 al 120, el tiempo se mide en minutos).
No pierda datos
Perder un archivo de Excel en el que ha trabajado durante horas es una pesadilla. Le pasó a todo el mundo, al menos una vez. Ya no tiene que preocuparse por eso, solo habilite AutoGuardar y Autorrecuperar, y estará seguro.
El temporizador de Autorrecuperación se puede configurar en tan solo 1 minuto, solo tenga en cuenta que esto podría afectar su rendimiento de Excel. Aun así, probablemente ni siquiera notará la diferencia. Esta característica es demasiado beneficiosa para descuidarla.
¿Cómo está configurado su temporizador para Autorrecuperación y Autoguardado? ¿Alguna vez necesitó esta función? Háganos saber en la sección de comentarios, estaremos encantados de saber de usted.