Cómo exportar todos los correos electrónicos desde Outlook

Si necesita liberar espacio en su buzón de correo de Outlook sin tener que eliminar mensajes, es posible que desee saber cómo exportarlos. Afortunadamente, Outlook está diseñado para adaptarse a varios escenarios para que pueda exportar sus correos electrónicos desde su cuenta de Outlook en cualquier momento y en cualquier lugar.

En este artículo, aprenderá lo fácil que es exportar e importar correos electrónicos múltiples o singulares desde su PC usando Microsoft Outlook 2013 y versiones anteriores.

Cómo exportar todos los correos electrónicos desde Outlook

Para exportar su correo electrónico desde Outlook y guardarlo como un archivo .pst, haga lo siguiente:

Accede a tu cuenta de Outlook.
Seleccione Archivo> Opciones> Avanzado.
En Exportar, seleccione "Exportar".
Seleccione "Exportar a un archivo" y haga clic en "Siguiente".
Seleccione "Archivo de datos de Outlook (.pst)>" Siguiente ".
Seleccione la carpeta de nivel superior que desea exportar.
- Esto incluirá todas sus entradas de calendario, contactos y tareas, etc.
Seleccione "Siguiente".
Seleccione "Examinar" para nombrar el archivo y seleccione la ubicación para guardar, luego "Aceptar" para continuar> "Finalizar".

Cómo exportar todos los correos electrónicos de Outlook a Gmail

Para exportar todos sus correos electrónicos desde Outlook e importarlos a su cuenta de Gmail, haga lo siguiente:

Accede a tu cuenta de Outlook.
Seleccione "Archivo" y luego "Abrir y exportar".
Haga clic en "Importar / Exportar".
Seleccione "Exportar a un archivo"> "Siguiente".
Seleccione "Archivo de datos de Outlook (.pst)"> "Siguiente".
Seleccione su cuenta, marque la casilla "Incluir subcarpetas"> "Siguiente".
Elija la ubicación para guardar el archivo> Finalizar y luego cierre Outlook.
Acceda a su cuenta de Gmail en Outlook.
Seleccione "Archivo" y luego "Abrir y exportar".
Haga clic en "Importar / Exportar".
Haga clic en "Importar desde otro programa o archivo" y luego en "Siguiente".
Seleccione "Archivo de datos de Outlook (.pst)" y luego "Siguiente".
- Seleccione el archivo .pst exportado guardado en el Paso 6.
Seleccione "Siguiente"> personalice sus opciones de importación> "Finalizar".

Cómo exportar todos los correos electrónicos desde la aplicación web de Outlook

Para exportar su correo electrónico desde la versión web de Outlook, haga lo siguiente:

Acceda a Outlook OWA e inicie sesión en su cuenta.
Seleccione "Archivo"> "Importar y exportar".
Seleccione "Exportar a un archivo"> "Archivo de datos de Outlook".
- Esto moverá sus correos electrónicos a un archivo PST.

Cómo exportar todos los correos electrónicos de Outlook a Excel

Para exportar todos sus correos electrónicos de Outlook a un libro de Excel, haga lo siguiente:

Accede a tu cuenta de Outlook.
Seleccione "Archivo" y luego "Abrir y exportar".
Haga clic en "Importar / Exportar".
En el "Asistente de importación y exportación", resalte "Exportar a un archivo"> "Siguiente".
En el cuadro de diálogo "Exportar a un archivo", resalte "Valores separados por comas"> "Siguiente".
En el nuevo cuadro de diálogo "Exportar a un archivo", resalte la carpeta de correo para exportar los correos electrónicos y haga clic en "Siguiente".
En el tercer cuadro de diálogo "Exportar a un archivo", seleccione "Examinar".
En el cuadro de diálogo de exploración, especifique la carpeta para guardar el archivo exportado y luego ingrese el nombre del archivo> "Aceptar".
- Sus correos electrónicos se exportarán como un archivo .CSV y se guardarán en la carpeta elegida.

Cómo exportar todos los correos electrónicos de Outlook en Mac

Para exportar todos sus correos electrónicos de Outlook a través de Mac, haga lo siguiente:

Nota: Exportar sus correos electrónicos de Outlook en Mac creará un archivo .OLM, que solo se puede usar en computadoras Mac.

Accede a tu cuenta de Outlook.
Seleccione "Archivo"> "Exportar".
Seleccione todo el contenido que desea exportar, contactos, notas, tareas, etc., luego "Continuar".
Ingrese el nombre del archivo y seleccione dónde desea guardar el archivo, luego "Guardar".
- Outlook ahora creará el archivo .OLM y lo guardará en su computadora.

Cómo exportar varios correos electrónicos de Outlook a PDF

Para exportar varios correos electrónicos de Outlook a un archivo PDF, haga lo siguiente:

Accede a tu cuenta de Outlook.
Seleccione los correos electrónicos que desea exportar.
Seleccione "Archivo"> "Guardar como".
En el cuadro de diálogo "Guardar como", ingrese un nombre de archivo y seleccione la ubicación para guardar el archivo PDF.
Seleccione "HTML" de la lista "Guardar como tipo" y luego "Guardar".
Navegue hasta la ubicación del archivo HTML.
Haz clic derecho en el archivo y luego selecciona "Abrir con"> "Word".
Una vez que el archivo se abre en Word, seleccione "Archivo"> "Guardar como".
En el cuadro de diálogo, seleccione la ubicación para guardar el PDF.
En "Guardar como tipo", seleccione .pdf.
Luego, para convertir el archivo PST de Outlook a PDF, seleccione "Guardar".
- Sus correos electrónicos ahora se guardarán en formato PDF.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Cómo puedo guardar todos mis correos electrónicos para una copia de seguridad personal?

Todos sus correos electrónicos se pueden guardar en su computadora para su posterior recuperación haciendo lo siguiente:

• Acceda a su cuenta de Outlook.

• Seleccione "Archivo" y luego "Abrir y exportar".

• Haga clic en "Importar / Exportar".

• Seleccione "Exportar a un archivo"> "Siguiente".

• Seleccione “Archivo de datos de Outlook (.pst)”> “Siguiente”.

• Seleccione la carpeta que desea exportar, luego haga clic en “Siguiente”.

• Elija un nombre y una ubicación para guardar su archivo .pst y luego seleccione "Finalizar".

¿Cómo transfiero correos electrónicos desde Outlook a otra computadora?

Para transferir correos electrónicos desde su cuenta para guardarlos en una memoria USB o disco duro externo, haga lo siguiente:

1. Acceda a su cuenta de Outlook.

2. Seleccione “Archivo”> “Opciones”> “Avanzado”.

3. Desde "Exportar", seleccione "Exportar".

4. Seleccione "Exportar a un archivo" "Siguiente".

5. Seleccione "Archivo de datos de Outlook (.pst)>" Siguiente ".

6. Seleccione la carpeta de nivel superior que desea exportar.

- Esto incluirá todas sus entradas de calendario, contactos y tareas, etc.

7. Seleccione "Siguiente" y luego conecte su memoria USB o disco duro externo.

8. Seleccione "Examinar", introduzca un nombre de archivo y seleccione su dispositivo externo.

9. Seleccione "Aceptar" para continuar y luego "Finalizar".

Desde el nuevo dispositivo:

• Complemente y acceda a su dispositivo externo.

• Navegue hasta su archivo .pst guardado.

• Guarde el archivo en el escritorio.

¿Cómo descargo todos los correos electrónicos del servidor en Outlook?

La forma más sencilla de obtener todos sus correos electrónicos del servidor Exchange es haciendo lo siguiente:

• Acceda a su cuenta de Outlook.

• Abra una carpeta y desplácese hasta el final.

• Si hay más elementos para esa carpeta en el servidor de Exchange, verá un enlace "Haga clic aquí para ver más sobre Microsoft Exchange".

• Seleccione el enlace y Outlook descargará todos los correos del servidor a su computadora.

¿Cómo exporto un solo correo electrónico de forma individual en Outlook?

Veremos tres formas de exportar un solo correo electrónico desde su cuenta de Outlook. El primer método es copiar y pegar:

1. Acceda a su cuenta de Outlook.

2. Seleccione el correo electrónico que desea exportar, luego presione "Ctrl + C" para copiarlo.

- Se copiará como archivo MSG.

3. Acceda y abra la ubicación o carpeta en la que desea copiar el mensaje y luego presione "Ctrl + V" para pegar el mensaje.

También puede guardarlo como un archivo TXT / HTML / HTM:

1. Acceda a su cuenta de Outlook.

2. Seleccione "Archivo"> "Guardar como".

3. Seleccione la carpeta en la que desea guardar el correo electrónico.

4. En la lista "Guardar como tipo", seleccione el tipo de archivo.

• El correo electrónico se guardará como asunto, si desea cambiarlo, agregue el nuevo nombre de archivo aquí.

5. Seleccione "Guardar".

Si la versión de Outlook que está utilizando admite la función "Imprimir en PDF", haga lo siguiente para exportarla como PDF:

• Acceda a su cuenta de Outlook.

• Seleccione el correo electrónico para exportar, luego haga clic en "Archivo"> "Imprimir".

• Seleccione la opción "Estilo de nota" en "Configuración".

• En la sección de impresoras, especifique la impresora como "Microsoft Print to PDF" y luego seleccione "Imprimir".

• En el cuadro de diálogo "Guardar salida de impresión como", seleccione la ubicación para guardar y el nombre del archivo.

• Seleccione "Guardar".

¿Cómo puedo importar mensajes de correo electrónico a Outlook?

Si ha exportado y eliminado sus correos electrónicos de Outlook y desea importarlos nuevamente, haga lo siguiente:

1. Acceda a su cuenta de Outlook.

2. Seleccione "Archivo" y luego "Abrir y exportar".

3. Seleccione "Importar / Exportar" para iniciar el Asistente de Importación / Exportación.

4. Haga clic en "Importar desde otro programa o archivo" y luego en "Siguiente".

5. Seleccione "Archivo de datos de Outlook (.pst)"> "Siguiente".

6. Seleccione el .pst previamente guardado para importar.

7. En "Opciones", seleccione cómo desea importar sus datos, luego haga clic en "Siguiente".

• Si asignó una contraseña a su archivo .pst, ingrésela ahora.

8. Seleccione "Aceptar" y luego el buzón o la carpeta a la que desea importar sus datos de Outlook.

9. Seleccione "Finalizar".

Mantenga una copia personal de sus correos electrónicos para siempre

Los genios detrás de Outlook saben lo rápido que se llenan nuestros buzones de correo y nos dieron la función Asistente de importación / exportación para evitar esto. Podemos guardar copias de los correos electrónicos que hemos recibido desde el principio de los tiempos, si lo deseamos, sin contactar a un equipo de soporte de TI.

Ahora que sabe lo sencillo que es exportar sus correos electrónicos, nos gustaría saber si ha decidido exportarlos todos o solo algunos seleccionados. Háganos saber en la sección de comentarios.